Se recomienda integrar Asana con Google Workspace porque conecta tu trabajo entre las distintas aplicaciones de Google y facilita su seguimiento en Asana. Veamos en detalle cómo funciona cada integración:
Asana se conecta con Google Workspace mediante integraciones nativas: puedes crear tareas desde un correo de Gmail, adjuntar archivos de Drive sin salir de la tarea, reflejar los plazos en Google Calendar y convertir respuestas de Google Forms en tareas. El inicio de sesión también puede unificarse mediante SSO/SAML.
- Gmail: convertir un correo en una tarea mediante el complemento
- Drive: adjuntar archivos directamente a la tarea o al comentario
- Calendar: reflejar los plazos de las tareas en el calendario
- Forms: generar una tarea a partir de cada respuesta
- SSO/SAML: inicio de sesión corporativo unificado
Asana con Google Drive
Qué hace la integración:
La integración con Google Drive permite adjuntar archivos directamente a las tareas y proyectos de Asana mediante un selector integrado. Los archivos incorporados en Asana se actualizan en tiempo real, para que tu equipo vea siempre la versión más reciente sin cambiar de plataforma.
Funciones principales
- Adjuntar archivos directamente: Usa el selector integrado para añadir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Drive a las tareas
- Actualizaciones en tiempo real: Los archivos incorporados reflejan automáticamente los últimos cambios realizados en Google Drive
- Acceso centralizado: Mantén todos los documentos relevantes vinculados a las tareas donde se realiza el trabajo
- Notificaciones integradas: Los comentarios o las actualizaciones de documentos de Google Drive aparecen directamente en Asana
- Reducción de silos: Todas las conversaciones sobre documentos quedan centralizadas en un solo lugar
Cómo conectar y usar la integración
- Abre cualquier tarea o proyecto en Asana
- Haz clic en el botón Adjuntar (icono del clip)
- Selecciona Google Drive entre las opciones
- Busca y selecciona tu archivo
- Haz clic en Adjuntar
Ideal para equipos que colaboran intensamente en documentos y necesitan acceso centralizado a los archivos dentro del flujo de gestión de proyectos, especialmente para la planificación estratégica y la documentación compartida.
Gmail Rules y complemento de Google Workspace
Qué hace la integración
El complemento Asana para Gmail convierte los correos en trabajo rastreable sin salir de tu bandeja de entrada. Permite crear tareas desde correos con todo el contexto, encontrar trabajo existente en Asana mientras redactas mensajes y realizar acciones rápidas, como comentar o completar tareas, desde la barra lateral de Gmail.
Funciones principales
Creación de tareas desde correos:
- Crea tareas con el asunto y el cuerpo del correo completados automáticamente
- Define el responsable, la fecha de vencimiento y el proyecto desde la barra lateral
- Selecciona qué archivos adjuntos del correo quieres añadir a la tarea de Asana
- Toda la información del correo, incluidos los archivos adjuntos, se transfiere a la tarea
Búsqueda y acciones rápidas:
- Busca tareas existentes mientras redactas un correo
- Comenta en las tareas directamente desde Gmail
- Completa tareas sin salir de tu bandeja de entrada
Sincronización automática de conversaciones:
- Mantén sincronizados un hilo de correo y una tarea de Asana
- Los mensajes futuros del hilo aparecen automáticamente como actualizaciones en la tarea vinculada
- Las actualizaciones llegan automáticamente al lugar adecuado
Gmail Rules:
- Añade destinatarios y detalles del correo basados en variables de reglas de Asana
- Compatibilidad con variables en los campos Para, Responder a, Asunto y Cuerpo
- Envía correos automáticamente desde Gmail según los desencadenantes que elijas
Cómo conectar y usar la integración
- Instala Asana for Gmail desde Google Workspace Marketplace
- En Gmail, abre cualquier correo y haz clic en el icono de Asana de la barra lateral derecha
- Inicia sesión con los datos de tu cuenta de Asana y elige tu espacio de trabajo
- Tras iniciar sesión, verás las opciones para crear una tarea nueva y buscar tareas desde tu correo
Nota para administradores: Si administras tu dominio, puedes instalar el complemento para toda la organización. La instalación realizada por un administrador puede tardar hasta 7 días en aparecer.
Compatibilidad: Funciona con la aplicación de Gmail en Android e iOS.
Ideal para equipos de ventas y gestión de cuentas que trabajan con partes interesadas externas, necesitan seguir detalles importantes de los clientes y quieren evitar que las acciones pendientes se pierdan en hilos largos de correo.
Asana con Google Calendar
Qué hace la integración
La integración con Google Calendar permite sincronizar las agendas de reuniones y las tareas de Asana con tu calendario, facilitando el seguimiento de compromisos, plazos y temas de la agenda.
Funciones principales
- Sincronización de fechas de vencimiento: Las tareas con fecha y hora de vencimiento aparecen en Google Calendar
- Agendas de reuniones: Sincroniza las agendas de reuniones creadas en Asana con Google Calendar
- Visibilidad de compromisos: Los miembros del equipo pueden seguir fácilmente las próximas reuniones y sus temas asociados
- Organización del tiempo: Asegura que cada tema de la reunión se aborde dentro del tiempo asignado
Cómo usarla
Asigna fechas y horas de vencimiento a tus tareas de Asana y usa las integraciones de calendario para sincronizarlas automáticamente con Google Calendar.
Ideal para equipos con reuniones periódicas que necesitan estructurar sus agendas, así como para profesionales que quieren ver todas sus responsabilidades y compromisos en un único calendario.
Asana con Google Sheets y el complemento de Asana (Docs, Sheets, Slides): Smart Chips
Qué hace la integración
La integración con Google Sheets permite generar informes detallados y convertir tareas y proyectos en vistas personalizadas.
La integración Asana Smart Chips para Google Docs, Sheets y Slides permite conectar y visualizar tareas de Asana directamente en los documentos de Google, creando un vínculo entre la documentación y la ejecución del trabajo.
Funciones principales
- Referencias directas a tareas: Menciona y vincula tareas de Asana dentro de documentos de Google
- Vista contextual: Consulta los detalles de las tareas sin salir del documento
- Panel lateral integrado: Accede a Asana desde el panel lateral de Google Docs, Sheets o Slides
- Conexión bidireccional: Mantén los documentos de planificación vinculados a las tareas relevantes
Cómo conectar y usar la integración
- Ve a Google Workspace Marketplace e instala el complemento de Asana
- Busca el panel lateral a la derecha de tu documento, hoja de cálculo o presentación de Google
- En el panel lateral, selecciona Asana y haz clic en Iniciar sesión
- Haz clic en Permitir para conceder permisos al complemento de Asana
- Haz clic en Continuar para confirmar tu correo y completar la autenticación
Ideal para equipos que colaboran en documentos de planificación estratégica, briefings de proyectos o documentación técnica y necesitan hacer referencia a tareas y proyectos específicos de Asana.
Asana con Google Forms
Qué hace la integración
Crea tareas automáticamente en Asana a partir de respuestas de Google Forms y convierte los envíos de formularios en trabajo rastreable.
Cómo funciona
Esta integración requiere un complemento de Google Forms y funciona junto con la integración de Gmail para enviar las respuestas a Asana. Puedes consultar más detalles en https://help.asana.com/s/article/google-forms-and-asana?language=es
Ideal para equipos que reciben solicitudes de trabajo, formularios de entrada de proyectos o comentarios que deben convertirse en tareas concretas.
Extensión de Asana para Chrome
Qué hace la integración
La extensión de Asana para Chrome simplifica la entrada de trabajo, mantiene una fuente central de información y facilita la colaboración entre áreas. Permite crear tareas directamente desde hilos de Gmail o cualquier página web, editar tareas existentes y compartir detalles con colaboradores, sin salir del navegador.
Funciones principales
- Crear tareas desde cualquier página web: Captura trabajo desde cualquier lugar de internet
- Rellenado automático del contenido: La información importante se completa automáticamente
- Ver, editar y buscar tareas: Accede a tus tareas de Asana desde cualquier lugar
- Convertir conversaciones en trabajo: Transforma las conversaciones informales en tareas estructuradas
- Reducir la duplicación: Elimina el tiempo dedicado a duplicar información entre herramientas
Compatibilidad
Totalmente compatible con Chrome y también con Microsoft Edge.
Ideal para profesionales que trabajan con varias herramientas web y necesitan capturar trabajo rápidamente desde distintas fuentes sin interrumpir su flujo.
Google SSO/SAML
Qué hace la integración
Inicia sesión en Asana con tus credenciales de Google Workspace para un acceso sencillo, seguro y centralizado.
Ideal para organizaciones que usan Google Workspace y quieren centralizar la autenticación, mejorar la seguridad y simplificar el acceso de los usuarios.
¿Por qué integrar Asana con Google Workspace?
- Reduce el trabajo duplicado — Mantén todo conectado sin cambiar constantemente de herramienta
- Convierte las conversaciones en acciones — Transforma correos y conversaciones en tareas rastreables que no se pierden
- Centraliza la colaboración — Lleva la información importante de correos, documentos y otras aplicaciones a tareas y proyectos de Asana donde puedas colaborar de forma eficaz
- Maximiza la productividad — Conecta tus herramientas diarias para coordinar el trabajo y mantener a todos alineados
- Mejora la claridad entre equipos — Facilita la colaboración y la coordinación eficaz entre equipos internos y partes interesadas externas
- Combina las integraciones con automatizaciones — Lleva las integraciones más lejos combinándolas con reglas de Asana para automatizar los flujos de trabajo
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